Apprendre à établir des priorités va au-delà d'une bonne gestion du temps. Établir des priorités signifie organiser sa vie, clarifier ses valeurs, se souvenir de ce qui est important et de ce qu'il vaut mieux remettre à plus tard ou même laisser tomber. Nos priorités doivent toujours être en phase avec nos objectifs, qui doivent être comme un phare qui illumine et inspire notre chemin. Il faut dire que, malgré la quantité de ressources dont nous disposons, nous continuons à maintenir cette tâche parmi les questions en suspens. En général, les êtres humains ont tendance à se perdre dans le vortex quotidien qui les entoure. Au contraire, de nos jours, l'hyperstimulation constante nous rend encore plus difficile de fixer les bonnes priorités. Nous recevons constamment des demandes et des informations et notre attention, comme un muscle mal entraîné, est entraînée, nous faisant oublier nos objectifs, notre but. La nécessité de clarifier les priorités va au-delà de la simple productivité personnelle. Nous sommes confrontés à une compétence transversale à plusieurs niveaux qui touche tous les domaines de notre vie. Parce que ceux qui reconnaissent et se souviennent de ce qui est vraiment important établissent de meilleures relations, vivent mieux sur leur lieu de travail et bénéficient d'un plus grand développement émotionnel.
Etablir ses priorités
Pourquoi certains d'entre nous ont-ils tant de mal à apprendre à établir des priorités ? La réponse est simple : parce que nous vivons concernés. Notre esprit va souvent beaucoup plus vite que la vie parce qu'il se sent accablé, sous pression. Nous voulons tout réaliser, satisfaire tout le monde, tout résoudre. Lorsque nous fermons les yeux la nuit, nous le faisons avec le sentiment désagréable que le lendemain, nous nous réveillerons avec une longue liste d'affaires non terminées. Lorsque la liste s'allonge, l'anxiété et le stress essaient de prendre le dessus. Et lorsque cela se produit, tout devient complexe et instable, jusqu'à ce que nous perdions complètement de vue tout objectif proposé. Apprendre à établir des priorités signifie avant tout minimiser. Nous devons apprendre à économiser nos efforts pour nous guider vers des objectifs définis et cela ne peut se faire que grâce à un esprit détendu qui sait se concentrer sur ce qui est important. Tout cela conduit à une conclusion précise : apprendre à bien gérer son temps et ses priorités n'est pas un objectif qui peut être atteint par un simple outil. Il ne suffit pas de dresser la fameuse liste des objectifs de vie. Apprendre à établir des priorités va de pair avec le développement personnel. Il s'agit de créer un esprit plus concentré, capable de reconnaître les opportunités. Il s'agit d'utiliser les émotions à son propre avantage pour favoriser la motivation. Il faut aussi une autre chose essentielle : une bonne dose de courage et des compétences de gestion. Ceux avec lesquels il faut décider ce qui nous convient le mieux à tout moment et ce qu'il vaut mieux laisser de côté.
Clarifier les objectifs, réduire la complexité, fixer les priorités
Ceux qui ne parviennent pas à clarifier leurs priorités assumeront progressivement les priorités des autres. C'est très simple : n'ayant pas clairement défini ses propres objectifs pour se motiver chaque jour, on en vient à considérer ceux des autres comme plus pertinents. Un tel mécanisme est un véritable problème et un moyen de ruiner le château de l'estime de soi. Voyons donc quelles mesures nous devrions prendre pour aborder ce domaine du développement personnel.
- Si nous ne définissons pas clairement nos objectifs, quelqu'un le fera à notre place.
Si nous voulons apprendre à fixer des priorités, la première étape ne peut être que de clarifier les objectifs. Pour ce faire, il ne suffit pas de se demander ce qui est le plus important pour nous, car le plus probable est que le trinôme famille, santé et bien-être économique émerge. Nous devons aller plus loin.
- La définition de priorités a un prix, il faut parfois laisser certaines choses derrière soi.
Fixer des priorités signifie choisir entre différents éléments pour en maintenir un. Cela implique d'élever un objectif dans notre liste d'activités. Cela signifie également être capable de faire la distinction entre l'urgent et l'important. Plus encore, et peut-être ce qui peut être plus fatigant, apprendre à établir des priorités nous oblige souvent à laisser certaines choses et certaines personnes. Nous devons absolument nous y préparer, car même si la fixation de priorités a parfois un coût, nous atteindrons le bonheur, l'amélioration de l'estime de soi et la réalisation de nos objectifs vitaux.
- Réduire la complexité
La complexité vit dans nos esprits et aussi dans nos vies. Lorsque nous souffrons d'anxiété, nos priorités sont confuses et notre présent équivaut à des pensées confuses et variées, des inquiétudes et des craintes. Lorsque nous remplissons nos agendas avec des occupations, des rendez-vous, des engagements, des tâches et des obligations, nous faisons de même. La complexité nous domine et nous éloigne de nos véritables priorités. Un excellent moyen de résoudre ce problème est de travailler chaque jour sur votre équilibre intérieur et extérieur. Des pratiques telles que la pleine conscience peuvent aider à détendre l'esprit. De plus, en ce qui concerne notre vie quotidienne extérieure, rien de mieux que d'appliquer ce que l'on appelle le minimalisme. Cette philosophie de la vie est basée sur le mantra identifie l'essentiel et élimine tout le reste. Cela signifie qu'il faut faire un pas vers ce territoire pour façonner un style de vie qui valorise ce qui nous inspire, qui nous fait nous sentir bien, qui nous enrichit émotionnellement. Tout le reste est considéré comme superflu. Si nous voulons apprendre à fixer nos priorités, nous devons être capables de créer une réalité plus consciente, avec des objectifs clairs qui nous accompagnent toujours. Ce n'est qu'alors que nous pourrons construire nos propres routes et décider à tout moment ce qui nous convient et quelle est la direction la plus favorable.
Combattre son stress en se fixant des priorités
Planifier, vous le faites dans le cadre du travail et dans votre vie personnelle. Vous pensez votre organisation du week-end pour satisfaire toutes vos obligations, et mettez en place les loisirs et rencontres avec les amis comme il vous convient.
Définir les priorités
- Pour établir une grille de priorités, nous allons utiliser deux critères : urgence et importance. Voyons quel sens donner à ces critères. Nous considérerons le critère urgence en fonction de l'échéance donnée. C'est donc une date que nous prendrons comme référence pour déterminer la priorité. En gardant cet élément date comme repère, vous éviterez d'entrer dans une urgence provoquée. Le "c'est urgent" répété constamment ne peut pas être un mode d'organisation.
- Nous donnerons le critère importance aux activités indispensables au bon fonctionnement de notre métier ou de notre projet personnel, donc à l'atteinte des objectifs. En combinant ces deux critères, nous établirons des priorités de la manière suivante :
1 - Urgent et important
2 - Important et non-urgent
3 - Urgent et non-important
4 - Non-urgent et non-important
Pour les priorités 2 et 3, ces critères peuvent être utilisés pour négocier un délai ou le report d'une autre tâche.
Pourquoi prioriser ?
Savoir organiser son travail et hiérarchiser les tâches à accomplir est, en effet, l'une des clés de succès de tout manager - tant pour lui-même que pour toute son équipe, voire toute son entreprise. Être à même de faire le tri parmi les différentes urgences, obligations et autres permet notamment au manager de :
- Gaspiller moins de temps : cesser de perdre son temps avec des tâches inutiles ou qui pourraient être déléguées.
- Réduire son stress : un esprit organisé est un esprit plus serein.
- En finir avec la procrastination : prendre à bras le corps et travailler ses mauvaises habitudes.
- Gagner en efficacité : éviter de tergiverser pendant des heures pour savoir quelle tâche mettre en priorité, structurer son travail et son fonctionnement.
- Être plus disponible pour ses collaborateurs : prioriser pour se dégager du temps et pouvoir être pleinement à l'écoute de ses collaborateurs.
- Mieux gérer l'imprévu et appréhender le changement : planifier son travail pour conserver une marge de manœuvre réservée aux imprévus et ainsi conduire plus efficacement les transformations.
- Développer son intelligence émotionnelle : se détacher de ses croyances limitantes ainsi que de tous les sentiments de sape qui minent le travail et déforment notre perception des choses et de leur degré d'importance.
Méthodes et outils pour gérer les priorités
Les grandes lignes d'un travail de priorisation peuvent se tracer ainsi :
- Identifier : lister précisément toutes les tâches à accomplir, sans pour le moment y attacher quelque degré d'importance ou d'urgence que ce soit.
- Analyser : classer les différents items listés ci-dessus : ce que vous devez faire personnellement, ce que vous pouvez déléguer, ainsi que les délais d'action, urgences et degrés d'importance de chacun.
- Agir : une fois les priorités listées, il est essentiel de s'atteler aux plus urgentes rapidement, puis dérouler le plan de priorité comme défini.
- Suivre : faire le point régulièrement sur l'avancée des projets et sur l'évolution de l'urgence et/ou des priorités afin d'ajuster votre plan d'action.
La matrice Eisenhower : pour y voir clair quand tout est confus
L’ancien président des Etats-Unis hiérarchisait ses tâches en les classant selon deux critères, l’urgence et l’importance, qui formaient les deux axes d’une matrice de quatre cases. Les choses urgentes et importantes sont prioritaires, viennent ensuite les tâches urgentes mais non importantes, puis les tâches importantes mais non urgentes. Quant aux tâches non urgentes et non importantes, deux possibilités : les déléguer… ou les supprimer.
- Avantages : Simple à mettre en œuvre, la matrice Eisenhower est idéale pour ceux qui n’ont jamais utilisé d’outil de gestion du temps. Elle est parfaite dans les situations où l’emploi du temps explose, car elle permet d’y voir immédiatement plus clair.
- Inconvénients : c’est une méthode figée : elle n’inclut pas le facteur temps. De plus, elle reste très focalisée sur la productivité au sens tayloriste : quid du plaisir au travail ?
- Pour qui ? Tout le monde, même si elle est particulièrement adaptée aux métiers relationnels, aux cadres en lien avec plusieurs services ou qui rendent compte à plusieurs responsables.
Les listes de Brian Tracy : pour planifier avec dynamisme
A l’instar de la technique GTD mise au point par David Allen, celle du consultant américain Brian Tracy se fonde sur l’inventaire des tâches à effectuer. Mais ici, on crée quatre listes : une liste des choses importantes à faire dans l’année, une liste mensuelle, une liste hebdomadaire et une liste quotidienne. Brian Tracy insiste sur la planification et l’importance d’y consacrer un minimum de temps. En cela, sa démarche est très intéressante.
- Avantages : la méthode Tracy réintroduit le facteur temps qui manquait à la matrice Eisenhower : la liste est vivante et évolue constamment. De plus, en balayant l’ensemble des tâches à réaliser dans un futur proche et lointain, les listes permettent de se désencombrer la mémoire.
- Inconvénients : le fait de devoir systématiquement reporter des tâches d’un jour à l’autre parce qu’on s’était fixé trop d’objectifs peut en décourager certains. Et le risque est grand de se retrouver avec des listes longues comme le bras.
- Pour qui ? Grâce à son approche à court et à long terme, elle convient aux commerciaux qui font de la prospection tout en suivant régulièrement leur portefeuille de clients.
